○三朝町文書整理保存規程
昭和45年3月20日
訓令第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、本庁及び出先機関で処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 完結文書は法令の根拠又は業務処理の分野別に、会計及び予算に関する文書その他の文書は年度別に編集すること。ただし、この場合によることが適当でないと主管課長が認めたときは、この限りではない。
(2) 1冊の厚さが10センチメートルを超えるとき又は完結文書の性質・形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。
(3) 2以上の年度にわたる完結文書にあっては、適宜分冊して編集することができる。この場合において、保存年限及び種別に十分な考慮を払うこと。
(4) 種別の異なる文書を一緒に編集したときは、当該種別のうち最も長期の種別の保存年限として取り扱うこと。
(5) 図面等で文書とともに編集又は製本のできないものは、箱、袋等に名称、年度及び種別を表紙の例によって記載すること。
(種別及び保存年限)
第3条 完結文書の種別及び保存年限は、別表のとおりとする。
第4条 種別の決定が困難な完結文書は、総務課長と協議して主管課長がその種別を定めるものとする。
2 主管課は、文書保存台帳を総務課に年に1回以上提出しなければならない。
3 総務課長は、前項の規定により主管課から文書保存台帳が提出されたときは、総務課において管理する文書保存台帳を整理するものとする。
(廃棄)
第6条 主管課長は、保存文書で保存期間を経過したものは、廃棄するものとする。この場合において、機密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却、切断等を行わなければならない。
2 主管課長は、前項の規定により保存文書を廃棄するときは、あらかじめ文書保存台帳を総務課長に提示し、保存期間を経過したものであることの確認を受けなければならない。
(雑則)
第7条 この訓令に定めるもののほか、完結文書の保存又は保管に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、昭和45年1月1日から施行する。
附則(平成20年訓令第2号)
この訓令は、平成20年5月2日から施行する。
別表(第2条、第3条関係)
完結文書の種別及び保存年限
種別 | 保存年限 | 文書の種類 |
第1種 | 永久保存 | 1 議会の議決書及び議事録 2 条例、規則、告示、訓令、訓、達及び指令の原議及び関係書類 3 公報 4 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類 5 退職年金及び遺族年金に関する文書 6 褒賞に関する文書 7 不服の申立、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書 8 調査及び統計で特に重要な文書 9 事務引継に関する重要な文書 10 財産及び町債に関する文書 11 町税徴収に関する文書 12 文書保存台帳 13 工事関係書類で特に重要なもの 14 市町村の廃置分合、境界変更及び名称の変更に関する文書 15 歳入歳出決算書 16 その他永久保存の必要を認められるもの |
第2種 | 10年保存 | 1 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書 2 認可、許可又は契約に関するもの 3 原簿及び台帳 4 寄附受納に関する重要なもの 5 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類 6 物品の出納簿 7 租税その他各種公課に関するもの 8 その他10年保存の必要を認められるもの |
第3種 | 5年保存 | 1 補助金に関する書類 2 調査、統計、報告、証明等に関するもの 3 工事又は物品に関する書類 4 その他5年保存の必要を認められるもの |
第4種 | 3年保存 | 1 消耗品及び材料に関する受払簿 2 当直日誌、出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務の実態を証するもの 3 照会、回答その他往復文書に関するもの 4 その他3年保存の必要を認められるもの |
第5種 | 1年保存 | 軽易な文書 |
