○三朝町住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領
平成18年11月1日
訓令第9号
(目的)
第1条 この要領は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2の規定に基づく住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関し必要な事項を定めることにより、当該閲覧事務の適正な運用を図ることを目的とする。
(法的根拠)
第2条 閲覧に関する事務は、法及び次に掲げる政令等(以下「法等」という。)に定めるところによるほか、この要領に定めるところにより取り扱うものとする。
(1) 住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号)
(2) 住民基本台帳の一部写しの閲覧並びに住民票の写し等及び除票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号)
(3) 住民基本台帳の一部の写しの閲覧についての公益性の判断に関する基準(平成18年総務省告示第495号)
(4) 住民基本台帳事務処理要領(昭和42年10月4日法務省民事甲第2671号、自治振第150号等法務省民事局長、自治省行政局長等から各都道府県知事あて通知。以下「事務処理要領」という。)
(令元訓令1・一部改正)
(閲覧に供する簿冊)
第3条 閲覧に供する簿冊(以下「閲覧簿」という。)は、氏名、生年月日、性別及び住所を大字ごとに住所の番地の小さい順に印刷したものとする。
2 閲覧簿は、毎年4月1日、10月1日、1月1日時点の住民基本台帳に基づき更新し、その後の内容修正は行わない。
3 前項の規定により閲覧簿を更新した場合は、速やかに更新前の閲覧簿と差し替え、確実に廃棄するものとする。
(法第11条の2第1項第3号の町長が定めるもの)
第4条 法第11条の2第1項第3号の町長が定めるものは、閲覧以外の方法によっては行うことができないもので、次に掲げるものとする。
(1) 訴訟の提起のために行うもの(次号に定めるものを除く。)
(2) 弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士及び行政書士が職務上行うもの
(3) その他町長が特に認めるもの
(ストーカー行為等の被害者等に係る個人情報の保護)
第5条 町長は、次に掲げる者から、当該本人に係る住民基本台帳の閲覧等の請求を拒む申出があった場合は、当該申出をした者(以下「支援申出者」という。)及び支援申出者と同一の住所を有する者に係る記載を、事務処理要領で定める期間、閲覧簿から除くものとする。
(1) ストーカー行為等の規制等に関する法律(平成12年法律第81号)第6条に規定するストーカー行為等の被害者であって、更に反復して同法第2条第1項のつきまとい等又は同条第3項に規定する位置情報無承諾取得等をされるおそれがあるもの
(2) 配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護等に関する法律(平成13年法律第31号)第1条第2項に規定する被害者であって、更なる暴力によりその生命又は身体に危害を受けるおそれがあるもの
2 前項の申出は、やむを得ない理由により支援申出者本人が申し出ることができない場合には、代理人により行うことができる。
3 町長は、支援申出者又はその代理人により第1項の申出があった場合は、支援申出者又は代理人の本人確認を行うものとする。
(平25訓令4・平29訓令1・令3訓令5・一部改正)
(閲覧の予約)
第6条 法第11条第1項の規定による閲覧を請求する者(以下「請求者」という。)及び法第11条の2第1項の規定による閲覧を申し出る者(以下「申出者」という。)は、次のとおり事前に予約をしなければならない。ただし、申出者が緊急を要する場合については、この限りでない。
(1) 事前予約の受付は、閲覧希望日の1ヶ月前からとすること。
(2) 請求者は、閲覧希望日の1週間前までに、閲覧目的及び閲覧希望日を、電話及び郵送又は口頭により、住民基本台帳事務担当課(以下「担当課」という。)の閲覧担当職員に伝えた上で、閲覧日を特定すること。
3 申出者は、閲覧日までに次に掲げる書類を町長に提出しなければならない。
(1) 住民基本台帳閲覧申出書(様式第3号。以下「申出書」という。)
(2) 個人情報等の保護及び目的外使用を行わない旨の誓約書(様式第4号。以下「誓約書」という。)
(3) 閲覧日の当日に窓口に来る者(以下「閲覧者」という。)が、官公署が発行した顔写真貼付の本人確認書類等を持参できない旨の申告(以下「申告」という。)を記載した申出書又は申告の内容が記載されていると認められる書類
4 町長は、前項各号に掲げる書類のほか、次に掲げる書類等のうち必要と認めるものを提出させることができる。
(1) 閲覧目的又は理由を証明できる書類(世論調査、市場調査等のアンケート見本等)
(2) 法人の場合は、法人の概要が分かる資料(法人登記、事業所概要等)
(3) 大学等の場合は、大学等の認可が分かる証明書(大学の委員会又は学部長による証明書等)
(4) 法人の場合は、個人情報の保護に係る対応が分かる資料(プライバシーマークが付与された書類等)
(5) 個人、法人を問わず、閲覧の申出を他者(公共団体等)から受託した場合は、委託者との関係が分かる委託契約書等の写し
(平26訓令4・令3訓令5・一部改正)
(閲覧事項の確認)
第7条 町長は、提出された請求書又は申出書及び必要書類を確認し、当該閲覧目的が法等に照らして適当であるかどうかを審査して、その結果適当であると認める場合には、次に掲げる場合を除き、請求者又は申出者には特に連絡を行わずに閲覧させることができる。
(1) 書類不足等、軽微な場合は、電話質問による確認又は追加書類の提出を求めること。
(2) 閲覧者が申告をした場合は、閲覧者の住民登録地宛てに照会書兼回答書(様式第5号)を送付すること。その照会書兼回答書及び本人確認書類(健康保険証、年金手帳等)を閲覧日の当日に持参することをもって閲覧を認めるものとすること。
(3) 法等に基づき、閲覧を拒否する場合は、電話で連絡を行い、文書での回答を求められた場合に限り、文書での閲覧の拒否理由を回答するものとすること。
2 町長は、前項において、速やかに協力しない請求者又は申出者に対し、予約を取り消すことができる。
(閲覧の拒否等)
第8条 町長は、請求者若しくは申出者又は閲覧者が次の各号のいずれかに該当すると認められる場合は、これらの者に対し、閲覧を拒否し、審査済みの閲覧予定を中止させるものとする。
(1) 請求書若しくは申出書又は提出が必要な書類を提出しない場合又は記載事項を記載しない場合若しくは虚偽の記載をした場合
(2) プライバシーの侵害、差別行為等の不当な目的で閲覧する場合(過去において不当な目的で閲覧したことが判明した者が閲覧する場合を含む。)、閲覧で知り得た情報を人権侵害、財産権の侵害等の不当な目的の使用若しくは名簿作成の目的につながるおそれがある場合又は目的が不明瞭である場合
(3) 前条第2項に規定する非協力者又は虚偽の書類を提出した者である場合
(4) この要領に違反した場合
(閲覧日の制限)
第9条 次に掲げる日は、原則として閲覧をさせない。
(1) 三朝町の休日を定める条例(平成元年三朝町条例第24号)第1条第1項に規定する町の休日
(2) 年度始め等の業務繁忙期など町長が必要と認める日
(閲覧時間)
第10条 閲覧時間は、原則として午前9時から午後5時までとする。
(閲覧回数の制限)
第11条 閲覧は、半日を1単位とし、申出者又はその閲覧者がすることができる予約は、1回に1単位分のみとし、1日に1回、又は同一月に4回を限度とする。ただし、請求者又はその閲覧者はこの限りでない。
(閲覧人員)
第12条 閲覧人員は、1回の請求又は申出について2名以内とする。
2 1単位当たりの閲覧人員は、2人を限度とする。(1日最大で4人まで)
(令3訓令5・一部改正)
(閲覧の場所)
第13条 閲覧簿の閲覧場所は、担当課内とする。
(平26訓令4・令元訓令1・令3訓令5・一部改正)
(閲覧時に提示する書類等)
第14条 閲覧を認められた閲覧者は、閲覧日の当日に、次に掲げる顔写真貼付の本人確認書類等を提示しなければならない。
(1) 旅券
(2) 次の免許証、許可証又は資格証明書等
運転免許証、船員手帳、海技免状、小型船舶操縦免許証、猟銃・空気銃所持許可証、身体障害者手帳、戦傷病者手帳、宅地建物取引主任者証、電気工事士免状、無線従事者免許証、認定電気工事従事者認定証、特殊電気工事資格者認定証、耐空検査員の証、航空従事者技能証明書、運航管理者技能検定合格証明書、動力車操縦者運転免許証、教習資格認定証、検定合格証
(3) 住民基本台帳カード(顔写真貼付のものに限る。)
(4) 官公庁(独立行政法人及び特殊法人を含む。)がその職員に対して発行した身分を証明するに足りる書面で当該職員の顔写真貼付のもの
(1) 前項各号に掲げる書類が更新中の場合に交付される仮証明書や引換証等
(2) 前項各号に掲げる書類で顔写真貼付でないもの
(3) 健康保険の被保険者証、年金手帳又は年金証書
(4) 地方公共団体が交付する療育手帳、医療受給者証、介護保険被保険者証、生活保護決定通知書、生活保護者休日夜間受診者証等
(5) その他町長が適当と認める書類等
(平24訓令5・一部改正)
(閲覧の方法)
第15条 町長は、前条の規定による閲覧者の本人確認をするものとする。必要があると認めるときは、当該確認書類の写しを取って保管することができる。
2 町長は、閲覧者が必要とする筆記用具及び転記書類、資料等を確認の上、閲覧場所への持ち込みを認めることができる。
3 閲覧者は、次に掲げる事項を守らなければならない。
(1) 閲覧は、黙読によること。
(2) 閲覧場所に、カメラ等(カメラ付携帯電話を含む。)の撮影機、複写機、録音機その他の記録装置等閲覧に関係のないものを持ち込まないこと。
(3) 閲覧簿を破損し、若しくは汚損し、又は閲覧簿に加筆する行為をしないこと。
(4) 職員の指示に従い、所定の場所で閲覧をすること。
(閲覧の中止)
第16条 町長は、閲覧者が前条第3項各号に定める事項のいずれかを守らない場合又は職員の指示に従わない場合は、閲覧の途中であっても直ちに閲覧を中止させることができる。
2 町長は、前項の規定により閲覧を中止させた場合において、当該閲覧者若しくはその請求者若しくは申出者からの閲覧又は予約審査済みの閲覧を町長の認める期間拒むことができる。
(閲覧の点検)
第17条 閲覧者は、閲覧若しくは閲覧及びその転記又は閲覧時間を終了した場合は、速やかに職員に連絡するものとする。
2 町長は、閲覧者が閲覧簿から転記した記録用紙を持ち帰る場合は、その内容を点検するものとし、必要があると認めるときは、その写しを取って保管することができる。
(閲覧の報告)
第18条 町長は、閲覧目的が世論調査、学術研究等の調査研究で閲覧を認めた場合又は町長が必要とする場合は、その成果の報告書(様式第6号)を求めることができる。
(閲覧者等に対する勧告、命令等)
第19条 町長は、申出者若しくはその閲覧者又は閲覧事項取扱者が、偽りその他不正の手段により閲覧をし、その他法等の違反が明らかになった場合は、是正のための必要な措置をとることができる。
(閲覧の公表)
第20条 法に定める請求者及び申出者の公表は、前年度の内容を年1回三朝町のホームページに掲載する方法により行う。
2 請求者の公表事項は、次に掲げるものとする。ただし、犯罪捜査等のための請求に係るものは除く。
(1) 当該請求をした国又は地方公共機関の名称
(2) 請求事由の概要
(3) 閲覧年月日
(4) 閲覧に係る住民の範囲
3 申出者の公表事項は、次に掲げるものとする。
(1) 申出者の氏名(法人の場合は、その名称及び代表者又は管理人の氏名)
(2) 利用目的の概要
(3) 閲覧の年月日
(4) 閲覧に係る住民の範囲
(令3訓令5・一部改正)
(その他の事項)
第21条 この要領に定めるもののほか、必要な事項は別に定める。
附則
この訓令は、平成18年11月1日から施行する。
附則(平成24年訓令第5号)
この訓令は、平成24年7月9日から施行する。
附則(平成25年訓令第4号)
この訓令は、平成26年1月3日から施行する。
附則(平成26年訓令第4号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成29年訓令第1号)
この訓令は、平成29年2月6日から施行する。
附則(令和元年訓令第1号)
この訓令は、令和元年7月31日から施行する。
附則(令和3年訓令第5号)
この訓令は、令和3年8月26日から施行する。
(令3訓令5・全改)
(平26訓令4・全改、令元訓令1・一部改正)
