○三朝町住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報管理規程
令和4年10月11日
訓令第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第30条の28の規定その他の関係法令等の規定に基づき、三朝町における住基ネットの情報資産のうち本人確認情報及び本人確認情報が記録された帳票並びに個人番号カード等の管理について必要な事項を定めるものとする。
(1) 住基ネット 電気通信回線を通じた送信又は磁気ディスクの送付の方法並びに磁気ディスクへの記録及びその保存の方法に関する技術的基準(平成14年総務省告示第334号)に規定する住民基本台帳ネットワークシステムをいう。
(2) 情報資産 住基ネットに係る全ての情報並びにソフトウェア、ハードウェア、ネットワーク及び磁気ディスクをいう。
(3) 本人確認情報 住民基本台帳法第30条の6第1項に規定する本人確認情報をいう。
(本人確認情報管理責任者)
第3条 本人確認情報の漏えい、滅失及び毀損の防止、不正アクセスの防止その他本人確認情報の適切な管理を行うため、本人確認情報の管理に係る責任者(以下「本人確認情報管理責任者」という。)を置く。
2 本人確認情報管理責任者は、住民基本台帳担当課長をもって充てる。
3 本人確認情報管理責任者は、本人確認情報を取扱うことができる者(以下「取扱者」という。)を指定するものとするとともに、本人確認情報の漏えい、滅失及び毀損の防止、不正アクセスの防止その他本人確認情報の適切な管理のための必要な措置を講じなければならない。
(本人確認情報の管理方法)
第4条 本人確認情報管理責任者は、情報資産への不正なアクセスにより、本人確認情報の漏えい、毀損等の被害を受け、又はそのおそれがある場合には、本人確認情報の保護を最優先とし、ネットワークの遮断等の対応の判断を行うとともに、速やかに改善措置を講ずるものとする。
(1) 統合端末の画面情報
ア タッチパネルを利用した入力に関しては、タッチパネル画面からも本人確認情報等が第三者から確認できないように配慮を施すこと。
イ 統合端末から一時的に離席する際は、スクリーンセーバー機能を活用し、本人確認情報が表示されたままの状態にしないこと。
(2) 本人確認情報の入力、削除及び訂正
ア 本人確認情報の入力、削除、訂正及びそれらの確認の作業は、2名の取扱者により行うこと。
イ 本人確認情報の入力、削除及び訂正に用いた帳票等は、シュレッダー等で廃棄すること。
ウ 消除及び訂正は、本人確認情報管理責任者の許可を得てから行い、消除及び訂正した内容の記録を施錠可能な書庫等に1年間施錠保管すること。
エ 本人確認情報は、手書きのメモ又は端末のテキストデータとして保存しないこと。
オ 本人確認情報の入力、削除及び訂正の実施日、実施者及び処理内容の記録を残すこと。
(3) 本人確認情報の検索及び抽出
ア 業務上必要のない検索は行わないこと。
イ 事前に、検索及び抽出条件を明確にすること。
ウ 検索及び抽出により画面上に表示された本人確認情報について、原則として画面のハードコピーを取らないこと。ハードコピーを取る必要がある場合は、事前に本人確認情報管理責任者の承認を得て、その記録を残すこと。
エ 本人確認情報の入出力を行う際に可搬性のある記録媒体(DVD―RW、USBメモリ等)を一時的に使用するときは、必ず住基ネット専用の記録媒体を用いるとともに、接続前にウイルスチェックを行った後に接続すること。
オ 一時的に使用した記録媒体(DVD―RW、USBメモリ等)に存在する本人確認情報は、使用後は、必ず削除等を行うこと。
(4) 長時間の離席時
統合端末から長時間にわたり離席する際は、業務アプリケーションを必ずログオフ又は終了させること。
(5) 大量に本人確認情報を出力する場合
原則として20名以上の本人確認情報の出力は行わないこと。出力する必要がある場合は、事前に本人確認情報管理責任者の承認を得て、その記録を残すこと。
(6) 統合端末の配置及び状況把握
ア 本人確認情報管理責任者から目視することができる位置に統合端末を配置することとし、配置できない場合は、統合端末の操作状況等を確認するためのカメラの設置等を行うこと。
イ 本人確認情報管理責任者は、統合端末の利用状況を目視等により確認すること。
(実施状況の確認)
第6条 本人確認情報管理責任者は、次に掲げる事項について月1回以上確認し、その結果を記録しなければならない。
(1) 前条各号に掲げる事項が遵守されていること。
(2) 統合端末について業務上必要のない操作履歴が無いこと。
(3) 業務上必要のない検索及び抽出が行われていないことについて、取扱者へのヒアリングにより確認すること。
(帳票の管理)
第7条 この訓令に基づき管理する帳票は、次に掲げるものとする。
(1) 広域交付住民票
(2) 転出証明確認書
(3) 転入通知確認書
(4) 住民票コード通知票
(5) 住民票コード変更通知票
(6) 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数一覧表
(7) 住民票コード要求・付番処理件数一覧表
(8) 本人確認情報更新処理件数一覧表
(9) 本人確認情報整合結果リスト
(10) 本人確認情報リスト
(11) 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数年合計一覧表
(12) 住民票コード要求・付番処理件数年合計一覧表
(13) 本人確認情報更新処理件数年合計一覧表
(14) 戸籍附票記載事項通知処理件数一覧表
2 取扱者は、前項に掲げる帳票を出力するに当たっては、次に掲げる事項に留意するものとする。
(1) 取扱者は、出力した帳票が来庁者等から見えないように出力装置を設置すること。
(2) 取扱者は、帳票を出力した際、出力装置上に放置せず、速やかに回収すること。
(3) 取扱者は、出力装置を適時確認し、帳票が放置されている場合は、出力した職員を特定して注意し、長時間放置されたものは廃棄すること。
(1) 出力する場合
ア 帳票の内容(数量及び内訳)
イ 出力年月日
ウ 出力する職員の氏名及び所属部署名
エ 使用理由
オ 本人確認情報管理責任者の承認
カ 使用の際の注意項目
(2) 保管する場合
ア 保管場所
イ 保管期間
(3) 廃棄する場合
ア 廃棄年月日
イ 廃棄する職員の氏名及び所属部署名
ウ 廃棄理由
エ 本人確認情報管理責任者の承認
オ 廃棄方法
2 職員は、帳票又は住民からの申請書(以下「帳票等」という。)を保管するに当たっては、施錠が可能な書庫等に施錠保管し、本人確認情報管理責任者は、権限のない者がアクセスできないよう鍵等を管理するものとする。
3 職員は、帳票等を廃棄するに当たっては、次の各号に掲げる事項に留意するものとする。
(1) 事前に、本人確認情報管理責任者の承認を得てから廃棄すること。
(2) 帳票等の内容を読み出せないよう焼却、裁断、溶解等により廃棄すること。
(3) 廃棄状況を管理簿に記録して本人確認情報管理責任者へ報告すること。
(帳票受渡管理)
第9条 本人確認情報管理責任者は、次に掲げる項目を記録するための管理簿を作成し、帳票を利用する際、取扱者に必要項目を記録させるものとする。
(1) 帳票名
(2) 利用者
(3) 利用目的
(4) 利用年月日
(5) 返却予定年月日
(6) 利用場所
(7) 返却年月日
(8) 本人確認情報管理責任者の確認
2 取扱者は、帳票を持ち出す場合は、次に掲げる事項に留意するものとする。
(1) 管理簿に必要項目を記録して本人確認情報管理責任者の承認を得ること。
(2) 利用中は、保管場所と同等の安全を確保し、権限のない者がアクセス可能な場所に放置しないこと。
(3) 原則として、複写は行わないこと。
(4) 帳票の盗難又は紛失時には、直ちに本人確認情報管理責任者へ報告すること。
(5) 返却の際、管理簿に必要項目を記録して本人確認情報管理責任者へ報告すること。
(実施状況の確認)
第10条 本人確認情報管理責任者は、次に掲げる事項について月1回以上確認し、その結果を記録するものとする。
(1) 管理簿に必要項目(帳票の内容、出力年月日、出力した取扱者の氏名等)が記入されていること。
(2) 管理簿と現況が一致していること及び紛失等がないこと。
(3) 出力装置が、来庁者等に出力された帳票を見られないよう設置されていること。
(4) 帳票及び帳票の保管庫の鍵が施錠保管されており、権限のない者がアクセス可能な場所に放置されていないこと。
(5) 廃棄状況の記録が残っていること。
(雑則)
第11条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、令和4年10月11日から施行する。