○三朝町文書管理規程

平成20年5月16日

訓令第4号

目次

第1章 総則(第1条~第4条)

第2章 文書に係る事務の取扱い(第5条~第14条)

第3章 文書の作成(第15条~第27条)

第4章 文書の施行等(第28条~第33条)

第5章 雑則(第34条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 三朝町役場本庁における文書に係る事務の管理に関しては、他に特段の定めがある場合を除くほか、この訓令の定めるところによる。

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(2) 課長 課の長をいう。

(3) 文書 三朝町役場本庁の職員が職務上取得し、又は作成する書面、図画その他の書類及び電子文書をいう。

(4) 電子文書 三朝町役場本庁の職員が職務上取得し、又は作成する電磁的記録をいう。

(5) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(6) 電磁的方法 電子的方法、磁気的方法その他の人の知覚によっては認識することができない方式をいう。

(7) 起案者 起案文書の起案をする者をいう。

(8) 施行文書 三朝町施行文書書式規程(平成20年三朝町訓令第5号)に定める書式に従って施行される文書をいう。

(9) 決裁、正当決裁権者、代決又は代決権者 それぞれ三朝町会計課事務決裁規則(平成16年規則第10号)及び三朝町事務の決裁に関する規則(昭和61年三朝町規則第10号)に規定する決裁、正当決裁権者、代決及び代決権者をいう。

(10) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワーク(地方公共団体相互間を電子的に接続する行政機関専用の情報通信に関するネットワークをいう。)の電子文書交換システム(総合行政ネットワークの機能を利用して電磁的記録を交換するためのシステムであって、必要に応じて電子署名を行うことができるものをいう。)により受信又は送信される電磁的記録をいう。

(課長の責務)

第3条 課長は、当該課における文書に係る事務の管理の状況を把握し、当該事務が円滑かつ適正に行われるよう所属の職員を指揮監督するものとする。

2 総務課長は、文書に係る事務の管理に関して課長を指導し、必要な連絡調整を行うものとする。

(文書取扱いの原則)

第4条 文書の取扱いに当たっては、すべて正確かつ迅速を期するとともに、処理後の保管及び保存を的確に行わなければならない。

2 秘密の保持を要すると認められる事項を内容とする文書の管理については、秘密の保持につき相応の注意を払わなければならない。

第2章 文書に係る事務の取扱い

(電子文書以外の文書及び郵便物等の受付等)

第5条 総務課長は、三朝町役場本庁に電子文書以外の文書及び郵便物等(電子文書以外の文書が封入された郵便物(郵便法(昭和22年法律第165号)に規定する郵便物をいう。以下同じ。)その他の物件をいう。以下同じ。)が到着したとき(次項本文及び第3項前段の場合を含む。)は、速やかに受付の可否を決定するものとする。ただし、所管課に直接到達した電子文書以外の文書及び郵便物等は、当該課において受領する。

2 職員が出張先等において受領した電子文書以外の文書及び郵便物等は、速やかに総務課長に回付しなければならない。ただし、出張先等において受領した電子文書以外の文書及び郵便物等が当該職員の所属する課に係るものであるときは、この限りではない。

3 勤務時間外に到着した電子文書以外の文書及び郵便物等は、緊急の処理を必要とするものを除き、当直者は、すべての電子文書以外の文書及び郵便物等を総務課長に引き継がなければならない。この場合において、緊急の処理をした文書については、事後において総務課長に回付するとともに、処理経過を報告しなければならない。

4 総務課長は、郵便料金等が未納又は不足の電子文書以外の文書及び郵便物等が到着したときは、総務課長が適当と認めたときに限り、その料金を納付して当該電子文書以外の文書及び郵便物等を受け付けるものとする。

第6条 総務課長は、電子文書以外の文書及び郵便物等を受け付けたときは、当該電子文書以外の文書及び郵便物等の事務を所管する課を決定し、当該課に配付するものとする。

2 前項の場合において、課の内部組織又は課の内部組織の長若しくはこれと同等以下の職員宛の文書以外の文書には、その右下部(親展文書及び開封しないことを適当と認める文書(以下「親展文書」という。)にあっては、封筒)に受付印(様式第1号)を押印するものとする。

3 総務課長は、前項の規定により受付印を押印した文書については、文書受付簿(様式第2号)に登載整理しなくてはならない。ただし、軽易なもので、総務課長がその必要がないと認めたものについては、この限りでない。

4 現金書留その他現金、有価証券及びこれらに類するものの封入された文書を収受したときは、文書受付簿にその旨を記載しなければならない。

5 訴訟、不服申立、入札書その他受領の日時が権利義務に関係のある文書は、文書受付簿に収受の時刻を記入して取扱者が押印し、必要があると認めるときは、封筒を添付しなければならない。

6 総務課長は、第13条第2項及び第3項の規定に基づき返却された文書については、改めて配付の手続等の必要な措置をとるものとする。

第7条 総務課長は、前2条の規定により電子文書以外の文書及び郵便物等を受領し、又は配布する場合において、受領し、又は配布すべきでないと認められる電子文書以外の文書及び郵便物等にあっては返送その他必要な措置を講ずるものとする。

(電子文書の受信等)

第8条 課の職員は、電気通信回線に接続した電子計算機を利用して電子文書(ファクシミリにより受信した電子文書及び総合行政ネットワーク文書を除く。以下この条から第10条までにおいて同じ。)の受信を行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、課の職員は、課の長が特別の事情があると認めるときは、電磁的記録媒体(電磁的記録に係る記録媒体をいう。以下同じ。)により電子文書を受領することができる。

(電子文書の到達及び受付)

第9条 前条第1項の規定により受信した電子文書は、課の使用に係る電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に当該課に到達したものとみなす。

2 前条第1項の規定により受信した電子文書は、課に到達した時が、当該課の執務時間(三朝町の執務時間に関する規程(平成18年三朝町訓令第1号)による執務時間をいう。以下同じ。)内であればその時、当該課の執務時間外であれば当該課の職員が受信した時又は当該課の直後の執務時間の開始時刻のいずれか早い時に受付されたものとみなす。

3 前条第2項の規定により受領した電子文書は、課の職員が当該電子文書を受領した時に受付されたものとみなす。

4 所管課の職員は、受信した電子文書のうち、当該課の所管に属しないと認められるものがあるときは、当該電子文書に係る事務を所管する課へ転送する等の適切な措置を講ずるものとする。

(電子文書の配布等)

第10条 課の職員は、第8条第1項の規定により電子文書を受信したときは、担当者に、当該電子文書を送信するものとする。

2 課の職員は、第8条第2項の規定により電子文書を受領したときは、担当者に、当該電子文書に係る電磁的記録媒体を配布するものとする。

(ファクシミリによる電子文書の収受)

第11条 総務課の職員は、電子文書をファクシミリ(防災担当専用ファクシミリを除く。)により受信したときは、当該電子文書を速やかに所管する課を決定し、当該課に配布するものとする。

2 課の職員は、前項の規定により電子文書を配布されたときは、速やかに印刷しなくてはならない。この場合において、印刷された書面は、第5条第1項ただし書に規定する課に直接到達した電子文書以外の文書とみなす。

(総合行政ネットワーク文書の受信)

第12条 総合行政ネットワーク文書の受信は、町長の指定するものが行うものとする。

2 総合行政ネットワーク文書の受信を行うために必要な手続その他の事項は、総務課長が別に定める。

(課における文書の取扱い)

第13条 各課の職員は、総務課長から配付された文書について、処理を要するものとその他に分類し、処理を要する文書は速やかに処理しなければならない。

2 各課の職員は、総務課長から配付された文書について受理のできない文書又は発信人の申出により返付する文書は、付せんを付して総務課長に返戻しなければならない。

3 各課の職員は、総務課長から配付された文書について配付された文書のうち所管でないと認める文書については、直ちに総務課長に返却しなければならない。

4 各課の職員は、受理した文書の内容を検討し、次により取り扱わなければならない。

(1) 受理した文書のうち必要と認められる文書については、年度によって更新する文書番号を文書受付簿及び受付印の所定の欄に付する。

(2) 上司の指示閲覧の必要あるものについては、上司に進達する。

(3) 処理を命ずる必要のある文書については、処理期限、処理上の注意点を必要に応じ記入し、担当者に回付する。

(4) 他の課に関係のある文書は、回覧順序を明示して速やかに回覧する等の必要な措置を講ずる。

(電話又は口頭を用いた事務の取扱い)

第14条 事務は、文書をもって処理することを原則とし、重要事項に関し電話又は口頭を用いたときは直ちに文書化し、必要に応じて第5条から前条までの規定に準じて処理するものとする。

第3章 文書の作成

(起案文書による決裁)

第15条 決裁は、起案文書により受けるものとし、上司の決裁を経て決定する。この場合において、関係課の合議が必要な場合にあっては、関係課の合議を経るものとする。

2 起案文書は、次に掲げるところによりこれを作成しなければならない。

(1) 起案文書は、原則、起案用紙を用いて行わなければならない。

(2) 起案用紙は、決裁区分を明確にするため、決裁者の職名を赤色で囲む等当該者を明確にする方法をとらなければならない。

(3) 起案文書には、必要に応じ、起案の理由、目的、経緯、効果、根拠法令、予算その他参考となる事項を明記した参考資料を添えて決裁を受けなければならない。ただし、軽易なものについては、起案理由の記載又は関係文書若しくは参考資料の添付を省略することができる。

(4) 公布を要する起案文書は、公布文をともに記載する。

(5) 起案文書には必要に応じて、至急、例規、親展、秘等の文字を朱書して文書の特殊性を表示するものとする。

3 決裁を受ける事項が2つ以上の課に関係するものは、最も関係の深い課で起案し、関係課に合議する。

4 起案者は、起案文書に係る事務の処理について責任を負う。

(文書作成の要領)

第16条 文書を作成するときは、別に定めがある場合を除き、次に定めるところより行うものとする。

(1) 文書は、1件につき1文書を原則とする。

(2) 文書は、原則として左横書きとする。

(3) 仮名は、原則として平仮名を用い、現代仮名遣いによる。

(4) 漢字は、常用漢字による。ただし、固有名その他特に必要がある場合については、この限りでない。

(5) 文書の配列は、原則として結論を最初に述べ、理由、経過等を詳記する場合は、「次」又は「別記」とする。

(6) 関係文書を引用するときは、日付、文書番号、表題等を明示する。

(7) 文書は可能な限り簡明にし、要点を箇条書きにするよう努める。

2 発信文書は、必ず控えをとらなければならない。この場合において、起案文書をもってこれに充てることができる。

3 発信文書は、必要に応じて関係課に写しを送付し、又は回覧し、相互の連絡を密にしなければならない。

(施行文書の発信者の名義)

第17条 施行文書の発信者の名義は、法令等に特別の定めがある場合を除き、次のとおりとする。

(1) 正当決裁権者が町長、三朝町事務の決裁に関する規則第2条第3号に規定する専決権者又は三朝町会計課事務決裁規則第2条第3号に規定する専決権者(会計管理者の権限に属する事務に係るものを除く。)である事項に係る施行文書 町長

(2) 正当決裁権者が会計管理者又は三朝町会計課事務決裁規則第2条第3号に規定する専決権者(会計管理者の権限に属する事務に係るものに限る。)である事項に係る施行文書 会計管理者

(3) 正当決裁権者が三朝町会計課事務決裁規則第2条第3号に規定する委任決裁権者である事項に係る施行文書 当該委任決裁権者

(あて先)

第18条 発信文書のあて先は、庁外文書にあっては、役職名まで書くことを原則とする。

(合議)

第19条 起案文書の合議は、意思決定に必要な範囲において、かつ、意思決定に最も適切な順序で行うものとする。

2 前項の規定による起案文書の合議の確認の方法は、署名又は押印によるものとする。

第20条 起案文書について他の課に合議する場合においては、起案に係る事案について、あらかじめ関係課と意見を調整するための会議を開催する等の方法により、事務処理の促進に努めるものとする。

(持回り)

第21条 起案文書で秘密の保持を要すると認められる事項を内容とするもの、緊急に処理する必要があるもの又は詳細な説明をする必要があるものは、課長又は課長が指名する職員が当該起案文書を持ち回って決裁を受けるものとする。

(起案文書の修正)

第22条 合議を受けた場合における起案文書の修正は、赤色のインク又は鉛筆を用いて行うものとし、修正をしようとする者は修正部分に押印するとともに起案した担当者に修正の内容を通知するものとする。ただし、誤字、脱字の修正その他起案文書の内容に変更を及ぼさないと認められる修正については、この限りでない。

(決裁の方法)

第23条 第15条に規定する上司の決裁の方法は、署名又は押印によるものとする。

(代決)

第24条 起案文書の代決は、起案文書の代位決裁権者欄に「代」と記載のうえ押印して行うものとする。この場合において、決裁後正当決裁権者の確認を要する起案文書については、当該起案文書の決裁欄に「後閲」と記載し、速やかに正当決裁権者の確認をした旨の押印を受けるものとする。

(起案文書の再作成)

第25条 起案者は、起案文書が次の各号のいずれかに該当するときは、改めて起案するものとする。

(1) 修正により起案文書の内容が著しく変更されたとき。

(2) 修正その他の理由により起案文書の内容が誤解され、又は誤読されるおそれがあるとき。

(3) 汚損し、又は損傷したとき。

2 起案者は、前項の規定により改めて起案したときは、改めて起案した文書の上部余白(起案用紙にあっては、文書の種類の欄)に「再起案」と朱書するとともに、従前の起案文書を添付するものとする。

(廃案等の場合の報告)

第26条 起案者は、起案文書が廃棄と決定されたとき又は起案文書の内容が著しく変更されて決裁されたときは、その旨を当該起案文書の合議を受けた者に報告するものとする。この場合においては、当該廃案又は変更に係る起案文書を添付するものとする。

(添裁文書の修正)

第27条 起案文書が決裁されたときは、決裁権者の承認を得た場合を除くほか、これを修正してはならない。ただし、決裁された文書について、違式、誤字、脱字等の形式上の誤りがあり、事案の内容に変更を及ぼさない範囲内において修正する場合は、この限りでない。

第4章 文書の施行等

(施行文書の番号)

第28条 施行文書(三朝町文書書式規程第2条第6号から第9号までに掲げる施行文書に限る。以下この条において同じ。)に付する番号は、起案文書ごと(必要と認めるときは、施行文書ごと)に取得するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、施行文書のうち軽易なものについては、記号等を省略することができる。

(文書の登録)

第29条 起案者は、起案文書(課において主体的に発するものに限る。)が決裁されたときは、文書発送簿(様式第3号)に登載するものとする。ただし、軽易なもので特にその必要がないと認めるものについては、この限りでない。

(文書の浄書)

第30条 決裁された文書の浄書は、原則として当該文書を起案した課で行う。

2 施行文書における文書の日付は、原則として決裁日以降で当該文書を施行する日とする。ただし、これにより難いときは、その旨を起案に明記し、併せて伺いを行うものとする。

3 浄書した文書は、起案者において厳密に校正しなければならない。

(押印)

第31条 発信文書には、原則として発信名義人の印(以下「公印」という。)を押さなければならない。ただし、権利義務に関係のない文書又は庁内文書で、その必要がないと認められるものについては、これを省略することができる。

2 起案者は、発信文書に公印を押印しようとするときは、当該決裁文書を添えて総務課長に提示し、決裁済であることの確認を受けなければならない。

(文書の発送等)

第32条 文書の発送は、総務課で行う。ただし、時間外その他やむを得ない場合は、当該課で発送し、事後総務課長に届けなければならない。

2 起案者は、文書の発送をしようとするときは、発送手続を完了し、総務課長が指示した時限までに総務課に回付しなければならない。

第33条 前条の規定にかかわらず、電磁的方法により文書を施行するときは、起案者において行うものとする。

第5章 雑則

(補則)

第34条 この訓令に定めるもののほか、文書管理に関し必要な事項は、総務課長と協議して適切な措置を講ずるものとする。

附 則

(施行期日等)

1 この訓令は、平成20年6月1日から施行する。

(経過措置)

2 施行日から平成21年3月31日までの間における第13条第4項第1号の規定の適用については「年度」とあるのは、「平成20年1月1日から平成21年3月31日まで」と読み替えるものとする。

附 則(平成21年訓令第1号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

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三朝町文書管理規程

平成20年5月16日 訓令第4号

(平成21年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成20年5月16日 訓令第4号
平成21年3月26日 訓令第1号